EIS ย่อมาจากคำว่า Executive Information System
ระบบข่าวสารเพื่อการบริหารขั้นสูง หมายถึง การนำสารสนเทศหรือข้อมูลต่างๆ มาเก็บไว้ในรูปแบบที่ผู้บริหารมักจะใช้และสามารถที่จะเรียกดูหรือใช้ได้อย่างสะดวกและรวดเร็ว
ในปัจจุบัน EIS เป็นระบบข่าวสารที่มีความสำคัญต่อผู้บริหารองค์กรต่างๆมาก
ในเรื่องการพิจารณากำหนดนโยบายวางแผนทางด้านกลยุทธ์ขององค์กร
เพื่อให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือประสบความสำเร็จในการแข่งขันกับองค์กรอื่นๆ
ได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
การจัดทำระบบข่าวสารเพื่อการบริหารขั้นสูง(EIS) ไม่อาจทำได้โดยลำพัง ต้องมีการรอผลการพัฒนาระบบข้อมูลข่าวสารขั้นต้นขึ้นมาก่อน ข้อมูลที่ได้จากการปฏิบัติการในระบบ TPS,MIS และDSS เพื่อเป็นรากฐานที่นำมาประมวลผลกับข้อมูลภายนอก เพื่อใช้ในการตัดสินใจ การพัฒนาระบบ EIS ไม่อาจได้ข้อมูลภายในองค์กรอย่างครบถ้วน
การเข้าสู่วงจรการพัฒนาระบบงาน (System Development Life Cycle) เพื่อพัฒนาข่าวสารเป็นวิธีการพื้นฐานที่องค์กรพึ่งกระทำ หลายๆองค์กรไม่ต้องการประสบปัญหาขึ้น จึงมีการจัดทำแผนแม่บทสารสนเทศ เพื่อกำหนดกรอบงานสารสนเทศหลักก่อน เพื่อต้องการข้อมูลของแต่ละประเภทของระบบข่าวสาร (TPS,MIS,DSS,EIS) ไว้ให้ครบถ้วน
จะกล่าวได้ว่า
ระบบข่าวสารคอมพิวเตอร์ที่จัดทำนั้น มีทั้งภายในและภายนอกองค์กร
อีกทั้งเป็นสารสนเทศในการบริหารขั้นสูง โดยสะดวก รวดเร็ว ทันเวลา ถูกต้อง
มีความทันสมัยมากขึ้น
โดยที่สารสนเทศเหล่านี้เป็นสารสนเทศที่ล้วนเป็นสิ่งที่มีผลโดยตรง
ทั้งการบริหารและการตัดสินใจให้ประสบความสำเร็จถูกต้องตรงจุดมากที่สุด
ระบบ
EIS ยังมีคุณสมบัติหรือสิ่งอำนวยความสะดวกอื่นๆ เช่น
- พ่วงต่อระบบชำนาญการพิเศษ
(Expert
System) เพื่อช่วยวิเคราะห์ ตีความ เปรียบเทียบระหว่างข้อมูลต่างๆ
ในอดีต ปัจจุบัน อนาคต ของข่าวสารภายในองค์กร
- การจัดการสำนักงานอัตโนมัติ
การทำหน้าที่ของผู้บริหารระดับสูงและข่าวสารที่ต้องการ
ก่อนอื่นมารู้จักว่า
ผู้บริหารระดับสูงคืออะไรก่อน ?
ผู้บริหารระดับสูง
คือ บุคคลที่บริหารจัดการองค์กรทั้งองค์กร
หรือบางองค์กรอาจจะเป็นแผนก/หน่วยงานอิสระ
เช่น วางแผนกลยุทธ์ การรักษาความอยู่รอดขององค์กร
เป็นบุคคลที่ต้องเป็นผู้ตัดสินใจในลำดับสุดท้ายในเรื่องสำคัญๆ เช่น ด้านงบประมาณ
แผนงานขององค์กร หรือธุรกิจ
ด้านบุคลากร ทำบันทึกการตกลงเพื่อร่วมมือกับองค์กรอื่น
ผู้บริหารระดับสูง มีการทำหน้าที่
ดังนี้
1.
ภารกิจด้านการบริหาร เช่น
-
ดูแลเรื่องการวางแผน ควบคุม งบประมาณ ค่าใช้จ่ายและติดต่อสื่อสารกับบุคคลอื่น
-
การวางแผน/สรรหา ความต้องการในด้านต่างๆ เช่น แรงงาน/เครื่องจักร
- กำหนดนโยบาย
2.
ภารกิจด้านบทบาท เช่น
-
ติดต่อธุรกิจ/องค์กรภายนอก
-
ติดตาม/ควบคุม แก้ไขปัญหาตามสถานการณ์
-
เป็นผู้นำต้องมีวิสัยทัศน์ รอบรู้ เข้าใจในปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้น
3. การตัดสินใจ
เช่น
-
ต้องพิจารณาตัดสินใจเพื่อให้ได้ข้อยุติขององค์กร
ข่าวสารเพื่อการบริหาร
ผู้บริหารมีความจำเป็นจะต้องรับรู้ถึงข่าวสาร
เพื่อประกอบในการตัดสินใจข่าวสาร ก็สามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท คือ
1.
ข่าวสารภายใน (Internal) เช่น
- ข่าวสารเพื่อการผลิต ได้แก่
เปอร์เซ็นต์การส่งสินค้า/การส่งคืน จำนวนความพึงพอใจในสินค้า
-
ข่าวสารเกี่ยวกับลูกค้า ได้แก่ ระยะเวลา (จำนวนวัน) การตอบสนองของการบริการ
-
ข่าวสารเกี่ยวกับพนักงาน ได้แก่ ทัศนคติต่อองค์กรของพนักงาน
2.
ข่าวสารภายนอก (External)
คือ ข้อมูลสภาวะของตลาด
เศรษฐกิจ ภาวะการเมือง
ผลกระทบของระบบ EIS
การทำระบบข่าวสารเพื่อการบริหารขั้นสูง
ย่อมทำให้เกิดปัญหาต่อองค์กรหลายด้านเช่น 1. ด้านเป้าหมายนโยบายขององค์กร
คือ EIS จะส่งข่าวสารสามารถกระทำได้ทุกนาที
ดังนั้นจะสามารถเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา
2. ด้านบุคลากร
ผู้บริหารจะมีบทบาทน้อยลง เนื่องจากใช้ระบบกลั่นกรองแบบอัตโนมัติ
และระบบผู้เชี่ยวชาญ ช่วยวิเคราะห์ ตัดสินใจได้ในบางส่วน
3. ด้านเทคโนโลยี
การพัฒนาการของเทคโนโลยีในด้านการสื่อสารฐานข้อมูล
ทำให้มีการปฏิบัติภายในองค์กรเปลี่ยนแปลงไป
ข้อดีและข้อจำกัดของ EIS
EIS เนื่องจากความต้องการสารสนเทศของผู้บริหาร
มีความละเอียดอ่อน ยืดหยุ่น ตรงตามความต้อง และทันเวลา EIS เป็นระบบที่มีความต้องการในองค์กรต่างๆ
มากขึ้น
ปัจจุบันการพร้อมระบบจะต้องเสียค่าใช้จ่ายมาก
ทั้งทางตรงและทางอ้อมแก่องค์กร จึงอาจทำให้การลงทุนอาจเกิดการเสียเปล่าได้
สรุป
ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร หรือ EIS ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อจัดการสารสนเทศของผู้บริหารมีความต้องการข้อมูลที่แตกต่างจากบุคลากรกลุ่มอื่นขององค์การ
โดยเฉพาะลักษณะของงานผู้บริหารในปัจจุบัน จึงมีความสำคัญกับองค์การและมีระยะเวลาจำกัดในการตัดสินใจแก้ปัญหา
เพราะเมื่อมีเหตุการณ์หนึ่งเกิดขึ้นจะทำให้มีผลกระทบต่อองค์กรอย่างแน่นอน
